做外贸,你的工作时间不够用?这样做能效率翻倍!

2020-09-11 05:30:26 原创 11

总是听到有人抱怨:每天要做那么多工作,哪有时间天天开发客户?还要发开发信,每天都完不成工作。所以今天分享一下如何高效率地完成工作?如何合理地规划时间?

做外贸,你的工作时间不够用?这样做能效率翻倍!

老规矩,直截了当,拒绝废话。

以我自身举例吧:之前做业务时,最多的时候,我一天完成了16项工作,包括:邮件回复归为一项,包含几封复杂邮件;4个平台产品发布8个,好好地优化+描述产品;部门员工的工作指导归为一项,包含了邮件修改,电话指导,资料审核等,我每天都要花费至少1.5小时给他们;订船2个;发货14个柜子,分为2批;和3个客户同时在线聊天;和几个货代落实最佳海运费;安排工厂尾款;周末要分享的PPT准备一部分;招聘平台30分钟;等等。还有各种临时性工作,让我去核对款项,接待外来人员,其他部门的协助,随时回答员工的问题,等等。早晨8:00 到晚上 20:00,中间休息1.5小时。忙是肯定的,喝杯水的空都没有。但是还是全部完成,质量也可以保证。

坦白说,第一项邮件回复,就可以占用很多业务员的一整天,甚至2天。

对比很多高人,我是贻笑大方了。所以你觉得还是比较高效的,有兴趣的话,就请继续往下看:

时间管理很重要!时间管理很重要!时间管理很重要!重要的事情说三遍。

首先,建议你来到办公室先做个工作计划表。所谓一天之计在于晨,8:00-9:00是科学认为非常适合制定一天工作计划的时间。有了清晰的规划,才能更有效率、有逻辑地工作。把今天需做的工作全部列出来,进行分析。哪些工作是5分钟之内可以完成的?哪些工作是紧急且重要的?哪些是暂时不确定,需要领导协助的?哪些是每天必做的工作?等等。可以借用时间四象限法则,进行分类规划。也就是下图:

做外贸,你的工作时间不够用?这样做能效率翻倍!

不要盲目按照这4个象限进行分类,因为这是大概的类别,但是并不适用于所有工作。结合你的工作属性,制定一份适合自己的工作。

拿上面的例子来说:和货代沟通;和客户聊天;款项安排;沟通发货等,全部归为一类,可以同时进行,因为这些工作是需要在线沟通,偶尔去相对办公室面对面核对一下就可以,并不会耽误太多时间,你只需要给货代留言,等他回复的时间继续处理其他事情,比如打开你的B2B平台,开始发布产品。这种工作不像邮件需要深度思考,边聊天边做,不会有影响。不然难道你要眼巴巴地等着QQ那端回复吗?

其次,制定正确的时间和顺序。举个例子,有的工作可以在1小时内完成,那么最好限定这个时间。大部分人没有那么强的时间观念,如果不给自己在心理上进行暗示,是很难完全靠自制力来合理分配工作的。有的工作顺序必须靠前,比如必须先提交单据,否则赶不及报关,必须先开会等等。例如下图:

第三,待办事项列出来,暂时不做,直到可以做的时间再去想这个事情,否则脑子里总是想还有这个工作没做完,心理暗示导致工作效率低下。

第四,预留弹性时间。因为:

1,你不知道今天会有什么突发事件,比如紧急外出、领导给你的其他工作等;

2,如果你做的是助理类的工作,那么你的时间是根据领导安排的任务来规划的。

3,你无法确定今天是否会有紧急的新邮件进来

所以,弹性时间一定要有,而且要充足。

第五,业务员必做的事情,要有固定模块。什么事必做事情呢?作为外贸业务员,订单的来源在于客户的开发和跟进,这两大块是每天一定要做的,而且一定要高质量地做、占用你最宝贵的时间。长时间的工作经验告诉我们,如果今天你的工作不包含带来收益希望的部分,那么可能最多一周之内你会产生厌烦情绪。举个例子,一周内的工作都联系新客户,老客户有暂时不返单,每天做的是善后工作。那么第二天,你会觉得没有激情,因为你很清楚今天可能不会有新客户出现。所以,最宝贵的工作,要安排在最宝贵的时间,除非万不得已。比如开发客户就固定在每天的10:00-12:00,等等。

上述工作快速完成的根本在于:你的业务能力要足够。否则即使你有心,也力不足。举个例子,写一封相对复杂点的邮件,成熟的业务员需要10-15分钟,新手可能需要1小时,有的甚至2小时,甚至有的一整天也写不出来。

所以,提升自己的业务能力,是提高效率至关重要的环节。学无止境,科学研究:任何工作都要花费7年的时间,才会成为这个领域的佼佼者。

一种情况排除在外:就是你时间管理很好,能力足够,真的是工作量太大了而完不成的,那就需要和领导协商了,哪些工作是你的确没时间做的。不要沉默,否则领导会要么觉得你充大头,要么觉得你效率低。沉默是金,不适合于任何场合的。

希望对你有帮助。认可的话,可以关注我。

你们有什么好的想法呢?有没有新的技巧可以分享的?欢迎留言,大家一起学习,一起成长。

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