外贸技巧:如何写一份实用细致的客户来访总结?

2020-10-29 13:31:32 原创 12

做外贸经常会有国外客户来访。客户千里迢迢地远道而来,带着极大的诚意参观工厂、洽谈合作。

在宝贵的来访期间,谈到的各类问题、客户的现场反馈、留存的疑惑,都非常重要,需要事无巨细地记录下来,以备深入分析、后期备份、下次来访前留档。

可以说,一次来访,代表的是订单到来或者终结。参观满意,订单将来临;参观不满意,合作的可能性消失。

所以,来访期间的内容记录,就显得尤为重要。

这篇文章就分享一下本人的来访总结都是怎样写的,若你觉得不够细致实用,欢迎留下你的宝贵意见。

个人认为,来访总结需要事无巨细地记录,最好能够还原会议内容,让你再次回头看时,可以很精准地获取需要的信息。

一起来看看都包含哪些内容。

一,基本信息记录。

1,来访人员介绍

来访的人有谁,什么职位,性格如何,兴趣爱好,对产品的认识和见解,等等。重点是记录每个人的职责和对产品的认识、疑虑。

因为来之前,和我们对接的人不一定是负责人,没有决定权。通过面对面交流,可以知道实际负责人的态度,借此判断应该从哪里着手说服客户。

之前接待过一个越南客户,就是这种情况,完全没有决定权,导致沟通起来非常费劲。回国后,我和他联系了几次,一直没有进一步地进展,最后实在没耐心了,我问他是不是选择其他人了,不回复;是不是暂停采购了,不回复;是不是质疑什么,不回复;甚至我问他是不是遇到什么事了,怎么一直不回复,他还是不回复。

这些都是因为他不知道说什么,负责人又不会英文,没法联系。

2,详细的时间和流程

来访时间,接待地点,离开的时间,记录下来。

然后是来访流程的归纳:参观顺序,在各个参观地点待的时长,用餐时间和地点,离开时间,以及客户离开后去了哪里。

别小看这几个点,完整记录中必不可少的环节。

3,展示的资料和带走的样品

这一点很重要。因为这将可能是客户回国后重点跟进的部分。

在每个环节都展示了什么资料,客户有什么反应和疑问,你们是怎么回复的,详细地记录下来。可以分环节记录,比如在车间做的什么实验、会议室展示了哪些视频图片、途中提供了哪些信息,等。

最终客户带走了什么样品和资料,最好拍照记录。尤其一些产品,以样品为订单依据,那么样品的细节记录就更重要了。

二,重点内容

核心内容的记录,包含以下几项:

1,客户公司的信息

来访前对客户的了解非常局限,面对面交谈能够了解到大量的信息,很多细节非常关键。比如客户公司的经验,销量,销售模式,计划,看过哪些工厂,组成机构,等等。

我们可以通过客户透漏的信息,更精准地判断客户的等级、采购特点,规模,然后将之合理归类。

最惊讶的一次:有个合作一年多的澳洲客户,采购量每年几十个柜子,一直以来都是优质客户,突然不合作了,说是认证到期了,需要重新进行。后来另一个澳洲客户来时才知道,这个客户在当地名声都臭了,将合伙人大坑了一把不说,还做假证,本来计划把我们工厂拉上一条船,好在当时我很谨慎,没有做太多出力不讨好的活,客户看到我们不好对付,所以才调转枪头了。

这个内部情况,我们远在千里之外,真的是很难知道。算是个特别案例吧。

2,会谈细节

这是重中之重。

参观过程中,客户问到的每个问题,以及你的回复,都要尽可能地还原,越还原越好,尤其是关键数据。

不知你们的接待模式是什么样的,我的习惯是,每次客户接待都会有专人负责记录所有问题和细节,全程陪同拍照、重点录音、记录问答,然后会后整理成电子文档。

详细到客户对每个问题的情绪反应,甚至表情变化,附上个人的推断。

其中,产品技术问题、价格谈判、付款方式,是需要重点记录的。这是为了能够对客户进行全面、精准地分析,以及防止后期跟进时出现差错。

必要时,都会配上照片,以便更清晰明了。

这个部分的记录占据最大比例,也最费时费力,却是最宝贵的部分。即使有人负责记录,我的习惯是依然是自己全面回忆,一项项地核对是否有遗漏或者误听的部分,毕竟当局者最清楚问题的本意。

3,产品的详细要求和应答

这部分包含在会议记录里面,但是最好能够单独摘出来,重点标记。

有的客户对产品的要求贯穿每个环节,零散分布在冗长的会议记录中,未免不太明显。所以我的习惯是将他们摘出来,一条一条地列举,并配上我方的回复,哪条可以做到,哪条可以协商,哪条可以妥协,哪条需要额外加钱,等等。

然后这些将是后期谈判需要注意的部分,关系到订单要求、价格变动,甚至关系到合作模式。所以也要加倍重视。

三,后续备注

也就是客户回国后,需要进行的跟进。包含以下几点:

1,客户需要的资料

访谈结束后,还有一些资料需要你后期提供。往往包含:

1)新的报价和方案:针对上面提到的产品要求,给出一个新的价格。其实几乎每个客户来访前和来访后,报价都会发生很大变化。

2)产品相关资料:比如某性能资料,某图片视频等,参观期间很多客户会提出这样的要求,需要将他感兴趣的资料发给他。

3)重点会议纪要:这一点即使客户不要求,也建议整理一份给客户发过去,尤其涉及到的重点数据和问答,产品要求确认。可以大大提升客户对你们公司的印象。


2,后续需要跟进的问题

这个部分是根据会谈进展来的。有些问题没有谈拢,或者需要等客户的回复,比如:

1)客户对付款方式的最终决定:遇到比较较真的客户,对付款方式非常坚持,可能最终也没法谈拢,需要继续跟进。

2)客户对产品某细节的确认:有时客户需要回国后再进一步确认他们的要求,往往会答应在几天内回复,那就需要我们及时提醒客户。

3)客户的最终决定:有的新产品,客户来厂参观是为了进一步确认是否适合他们的市场。但是往往没法立刻确认,而是需要回去和团队再次协商,然后决定是否下一个试订单。所以,也需要我们多多跟进。

基本就这些内容了。

来访总结最好在结束后的两天内就完成,越早越好,否则会遗忘很多细节,尤其会忘记会谈时的“剑拔弩张”“斗志昂扬”“张牙舞爪”等激烈的对峙环节。

首页
新闻
联系
电话