最简单实用的外贸流程和单证,掌握这一篇文章就足够了

2020-10-21 13:52:27 原创 22

本人只针对有需要的人,外贸内行和大咖请自动略过,勿喷。

做外贸前,需要了解下基本的外贸流程。在很多人想象中,外贸流程和单证一定非常非常复杂、高深、难懂。上网搜,也会出来一大堆类似文章,把外贸客户谈判流程、单证制作搞得特别复杂,让人不敢靠近。

其实,除了开发客户和出口报关,其谈判过程和内销差不多,很相似。因为销售是相通的,无论内销还是外销。我觉得,当我们开始工作时,全球的客户就被分为有限的几种类型,而不是总想着客户是哪个国家哪个城市的。国家之间的采购特点的确不同,但是也要因人而异。

所以本人的观点是,外贸流程没有那么高大上,也不是那么复杂难懂。单证也就是几种比较常用,不需要你先把所有单证学透彻才能做外贸。还是那个观点,外贸流程和单证制作,通通等到你开发到客户之后再去现学现卖,完全来得及。

这篇文章就用简单易懂的语言,介绍下实用的外贸流程和常用的几种单证。弄懂了这篇文章,这方面的知识就足够你用一段时间了。

首先是外贸流程

简单来讲,外贸流程就是:开发→初步谈判→寄样→沟通确认订单细节、付款方式、单证要求→收定金→生产→订船发货→报关→提供清关单据→收尾款。其中,寄样品有可能不需要,因为有的产品不用样品确认;收定金和尾款时间不一样,因为有的公司和老客户合作是无定金生产,或者发货前100%全款,或者有一定比例的质保金。这些特殊情况就不单独介绍了,接下来一项项地介绍这些通用的流程。

1. 客户开发

之前文章分享过了,外贸客户的来源基本上分为线上和线下。线下就是展会;线上常用的方式包括:谷歌、平台、社交网络等方式

文章标题是: 外贸怎么开发客户?做外贸怎么找客户?这些才是最实用的途径

有需要的亲们可以去查看。

2. 初步谈判

当我们找到客户资源后,就开始联系客户,引起客户对产品的兴趣,并提供合适的报价。

这是初步的谈判,一般涉及到产品的介绍、价格谈判、问题解决等。总之,这一步谈判可长可短,决定客户是否会和你继续进展下去。这一步要做到尽可能地留住客户的兴趣,让他有兴趣继续进行下一步。

3. 寄样

小产品需要寄样品,客户用于测试,或者查看质量,或者查看实物是否符合自己的标准。样品很重要,是打开合作的一块敲门砖。很多客户上来就要样品,不管你什么价格、什么质量,只要你不提供免费的样品并且承担运费的话,一切免谈。这种客户不谈也罢。

样品的包装不需要太精美,毕竟我们不是专业做包装的,只要保证干净整洁,用心保护好样品,就可以了。不过要注意样品一定要和后期的大货一致,质量、等级、细节等等。所以做好记录很重要。

4. 沟通确认订单细节、付款方式、单证要求

样品满意后,客户就会考虑试订单了。这一步涉及到订单细节、砍价、付款方式、单据要求的确认。付款方式倾向于T/T电汇,方便快捷。有些国家限制电汇,管控严格,要求必须信用证,那就另说了。新客户最好是至少保证30%T/T电汇定金。

单据要求是最后谈的,等客户真的准备下订单了,有些敏感的国家,比如中东、埃及等,需要提前确认是否需要特殊的单证、费用如何承担,都是要考虑在内的。大部分国家不会有特殊要求。

5. 收定金

很好理解,客户付款后要过来水单,以便及时发现客户支付是否有错误,可以及时修正,以免影响备货。收到后看看扣费是否合理,到账期限多久,等等。现在美元电汇监管很严格,有些敏感国家汇款非常非常麻烦,几个月到不了账的情况也有可能发生,最好提前落实好汇款路径。

6. 生产

很好理解,就是按照要求生产订单。注意和工厂协调好交货期。按照合同规定的交货期完成生产,一定要及时关注交期的变化,以备及时调整船期。

7. 订船发货

和货代沟通运费、船期等,需要你来付运费的话,要和客户协商海运费是否合适,如果客户不认同,就得换船公司。至少在订单生产完成前的1-2周订船,甚至最好提前2周,因为很多船公司的截港时间是提前5-7天,哪怕根本没必要。而且海运费的问题有时候很棘手,很多航线海运费变化太大了,客户需要等候最佳时机。

8. 报关

船期的3-5天前,需要你提供报关资料给客户。具体单据在后面会提到。

9. 提供清关单据

开船后,你要几时提供清关单据给客户。一般是提单复印件或者格式单、箱单发票、开船通知。后面会提到。

10. 收尾款

凭借清关单据中的提单复印件,客户知道已经开船,就可以付尾款了。收到尾款后,你可以把正本提单或者提单电放给客户,这样客户可以清关。

其次是外贸单证

很多公司有专门的的单证员,把业务员和单证员分离开来。但是实际上,大部分的业务员是从身兼业务员+单证员两职过来的。除了业务量特别多的大公司,其他中小型外贸公司和部门的业务员,都需要自己亲自处理单证。可以这么说:外贸业务员会做基本的单证,但是单证员不一定会做业务。

外贸单证的确非常多,但是作为外贸业务员,需要掌握的就是下面这几种:

1. 订舱单

订舱单模板找货代要,或者上网下载。最主要是收发货人信息尽量准确,这时候已经可以和客户确认下收发货人、通知人的信息了。件重尺按照实际填写。这是订船需要的基本文件。有的特殊产品需要MSDS等。到时候再学。

2. 报关单填写

报关单的模板找货代要就可以,公司也有现成的。

除了件重尺、运输条款、金额等基本信息外,还需要提供申报要素,也就是对应的HS编码规定提供的信息。不知道的信息就找以前报过的案例,或者上网搜一下案例,或者让工厂协助提供相关信息。

3. 箱单

收发货人信息,件重尺。这时候就要准确的信息了,因为是要录入系统的。如果更改,时间太晚的话,会产生改单费。件重尺尽量准确,相差太大的话,万一验货就麻烦了。模板找货代要,或者上网下载,公司也有现成的。

4. 发票

和箱单类似,不同的是需要填写报关金额。这个金额就是指这一票你会收到的客户款的总金额,包括货款、代付海运费等,不能相差太多,越精确越好,否则就麻烦大了。

5. 装船通知

FOB货物最好提供装船通知shipping advice,提醒客户投保。否则万一不幸运的客户货物沉船了,又忘了投保,那么他可以投诉你没有提供装船通知,一切损失让你赔偿。模板找公司要,或者上网下载,或者自己制作一个。

6. 特殊认证

1)原产地证:找代理公司(深圳代理报关)做,上网一搜很多。公司一般都有合作的。

2)熏蒸证书:如果是实木托盘、含实木包装,那么很多国家要求必须提供熏蒸证书。这个需要提前与客户确认好,并且要求工厂配合提供。

3)SASO等:这个是沙特等中东国家要求的证书。具体怎么做我忘记了,第一次做比较麻烦,客户要求提供的话,那么费用一定要提前加上。

其他的暂时不记得了,要特殊证书的毕竟是少数国家,上网查查有哪几个,提前做到心里有数,别吃亏了就行。

外贸基本流程和常用单据就这些了。提前了解下,知道到哪一步该做什么了就可以了,不用先学会怎么做单据、怎么做认证,都可以现学现做,订船后你有足够的时间准备单据,咨询货代、领导、同事,他们简单易一指导你一定能学会,没有那么的高大上,没那么复杂。

记住:这些只是皮毛,外贸工作最难、最需要一直提升的是客户开发和谈判能力。至于这些知识,只是附属品,必须学会,但是不是阻碍你开发客户的原因。

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